Voor elk proces bestaat er tegenwoordig een digitale tool, die ons een hoop werk uit handen neemt en het proces stroomlijnt. Zo werken bijna alle sales-afdelingen tegenwoordig met CRM software om de customer experience te optimaliseren. Maar één essentiële stap in het salesproces is op veel plekken nog altijd niet gedigitaliseerd, wat bedrijven veel tijd en geld kost, en dat is contractbeheer.

Het niet digitaliseren van deze belangrijke stap, namelijk het ondertekenen van het contract, zorgt voor onnodig veel vertraging. Een document wordt namelijk digitaal toegestuurd en ook weer digitaal geretourneerd, maar de ondertekening moet met de hand worden gedaan. Het omzetten van dit proces naar een digitale workflow zorgt ervoor dat bedrijven efficiënter en klantgerichter kunnen handelen. Maar hoe digitaliseer je je contractbeheer nu slim?

Extra veilig door de digitale papertrail

Als je je contractbeheer digitaliseert, biedt dat je meer dan alleen een tool om contracten digitaal mee te ondertekenen. Zo worden bijvoorbeeld al je contracten op een enkele, gemakkelijk doorzoekbare locatie beheerd en worden alle aanpassingen die aan het contract worden gemaakt tijdens de onderhandelingsfase bij het document opgeslagen. Dit maakt het digitale proces veiliger dan het niet-digitale proces, omdat er een digitale papertrail bestaat van alle wijzigingen en er na ondertekening niet meer aan het document kan worden gesleuteld.

Om te zorgen voor een naadloze uitwisseling van gegevens en interactie tussen gebruikers, kunnen de meeste digitale contractbeheersystemen, ook wel Contract Lifecycle Management (CLM) genoemd, worden geïntegreerd in bestaande toepassingen. Zo kan de CLM-software van DocuSign worden geïntegreerd in de CRM-systemen van Salesforce, Coupa en SAP Ariba, wat het invullen van nieuwe contracten nog makkelijker maakt. Deze worden namelijk automatisch ingevuld met bestaande CRM-gegevens.

Ook is de CLM-software te integreren in video-platforms zoals Zoom, wat je de mogelijkheid biedt contractonderhandelingen of zelf de ondertekening via een call af te handelen.

Welke afdelingen profiteren het meest van digitaal contractbeheer?

Sales-afdeling: Het ondertekenen van een contract is een belangrijke laatste stap in de sales cycle, aangezien het doorgaans betekent dat er een deal gesloten is. Een snelle retourontvangst van een getekend contract betekent dat de factuur ook eerder kan worden uitgestuurd, waardoor het bedrijf geen inkomsten misloopt. Daarnaast verbetert de mogelijkheid om digitaal te tekenen ook de klantervaring.

Juridische afdeling: Het juridisch beoordelen en goedkeuren van contracten is een essentiële stap in het contractproces, maar ook een tijdrovende. Digitaal contractbeheer maakt deze controle een stuk makkelijker en sneller, omdat het toegang biedt tot digitale analysemogelijkheden en alle wijzigingen overzichtelijk in een papertrail worden bijgehouden.

Inkoopafdeling: Als belangrijkste schakel tussen een organisatie en haar leveranciers staat de inkoopafdeling onder enorme druk om snel te handelen. Handmatige, papieren processen vertragen een snelle deal enorm. Met de e-signature van DocuSign ontvangen bedrijven contracten dezelfde dag nog ondertekend terug.

Digitaliseren vermindert papiergebruik

Het overschakelen naar papierloze workflows biedt bedrijven ook de mogelijkheid hun papierverbruik terug te brengen, want stapels papier printen is verleden tijd. Neem bijvoorbeeld Jägermeister, dat op jaarbasis 5.000 contracten sluit in 150 landen. Dat betekent meerdere versies van elk contract in verschillende talen. Door de CLM-software van DocuSign in z’n workflow te integreren, hoeven er niet meer tienduizenden pagina’s te worden afgedrukt en bespaart het bedrijf flink op tijd en kosten.

Benieuwd hoe jouw organisatie kan profiteren van de implementatie van de CLM-software van DocuSign? Probeer DocuSign hier 30 dagen gratis!